Så skapas en snällare arbetsplats
Går det alltid att vara snäll på jobbet och är det verkligen att föredra i alla lägen?
Ja, menar föreläsaren och författaren Marcus Gustavsson. Försvarbart har talat med honom om att snälltolka, befria elefanter och att kulturen inte alls sitter i väggarna.
Marcus Gustavsson har ägnat mycket tid åt att reflektera kring innebörden i ordet snäll.
– En del likställer snällhet med att vara mesig, konflikträdd eller ha en undvikande attityd. Men det är inte det snäll betyder för mig. Jag tycker att man visar att man är snäll genom handlingar. Det finns ett talesätt: Det är tanken som räknas. Men jag håller inte riktigt med, det är ännu viktigare vad man gör med tanken. Ibland kan det till och med vara snällt att skapa dålig stämning, menar han.
– Bland det snällaste man kan göra tycker jag är att säga ifrån när det förekommer oacceptabla beteenden. Att inte välja tystnaden om det är så att någon är utsatt, utan att bryta tystnaden. Det tycker jag är oerhört snällt.
Hur applicerar man då denna handlingsorienterade snällhet på en organisation? Och vad innebär det egentligen att en arbetsplats är snäll?
– En snäll arbetsplats kännetecknas framför allt av omtanke. Omtanke om varandra och om organisationen, omtanke om de man är till för och om verksamheten.
En viktig aspekt av det är att inte sopa konflikter under mattan. Ta istället upp dem och hitta kompromisser att följa framöver. Det är en väg mot en snällare arbetsplats, menar Marcus Gustavsson.
– Det är väldigt vanligt med konflikter på arbetsplatser och det är inte konstigt i sig för konflikter uppstår i alla nära samarbeten. Frågan är bara hur man hanterar dem.
Han talar om konsten att befria elefanter på jobbet.
– Det handlar om att man vågar lyfta det som kan vara obekvämt att prata om. Alla arbetsplatser har sina elefanter, men pratar man inte om dem så kommer de att växa. Så att våga prata om det obekväma och svåra, det tycker jag är oerhört snällt.
Bland hans favoritord finns ”bekräftarteknik”, som i motsats till härskarteknik enkelt uttryckt går ut på att bygga upp mottagarens självkänsla.
– Bekräfta istället för att härska, bekräfta andra och bekräfta olikheter istället för att reta sig på dem.
En annan favorit är ”snälltolka”, som är motsatsen till att ”surtolka” eller ”fultolka”. Kärnan i begreppet finns i inställningen till kollegorna och i att välja att se på varandra med snälla ögon, som Marcus Gustavsson uttrycker det.
– Det är väldigt vanligt att det blir fel i kommunikationen mellan människor, men det beror ju väldigt sällan på att människor vill att det ska bli fel. När det blir fel tycker jag att vi ska snälltolka istället för att kasta skit på varandra, och försöka lära oss för att göra bättre framåt. Snälltolka handlar väldigt mycket om att tänka att alla gör så gott de kan utifrån sina förutsättningar. Alla vill ju väl i grunden.
En snäll arbetsplats kan räkna hem många fördelar, menar Marcus Gustavsson. Den sociala tryggheten ökar och med den trivseln, vilket gör att medarbetare presterar bättre. Det gynnar effektiviteten och i förlängningen resultatet. Dessutom kan det vara en fördel i rekryteringssammanhang.
– Jag tänker att det stärker arbetsgivarens varumärke, att man blir en mer attraktiv arbetsplats. Det är ju konkurrens om kompetent arbetskraft på arbetsmarknaden idag, i stort sett i alla branscher.
Det är inte ovanligt att höra chefer eller andra ledare i offentligheten tala om att man står för en kultur med ”högt i tak” där vi ”utmanar varandra” och ställer krav. Det är lätt att få intrycket att det lite tuffa och hårda är en del av det som ska driva utveckling och effektivitet.
Mot den bakgrunden inställer sig frågan: Kan man bli för snäll? Finns det något som riskerar att gå förlorat på en snäll arbetsplats?
– Det beror på vad man lägger i begreppet snäll. Det är klart att vi ska pusha varandra och ge varandra konstruktiv kritik. Konsten är att ge kritik på ett snällt sätt, för att det ska landa på ett bra sätt hos mottagaren och bidra till utveckling. Det handlar väldigt mycket om hur man framför den, hur man formulerar sig.
Många är tvärtom rädda för att framföra kritik till sina kollegor, menar Marcus Gustavsson.
– Oftast beror det på att man är orolig för konsekvenserna som det kan få. Tänk om kollegan blir ledsen, upprörd eller arg? Då är den enkla vägen att strunta i att ge kritik, men det leder ju ingenstans.
Forskning visar att vi generellt sett dåliga på feedback på svenska arbetsplatser, säger han.
– Feedback skapar trygghet, såväl när man får beröm när man förtjänar det som när man får konstruktiv kritik på det man behöver bli bättre på. Ger man varandra feedback ofta så avdramatiserar man feedbacken. Då blir det liksom ingen big deal att ge varandra konstruktiv kritik, om vi gör det med kontinuitet då blir det en naturlig del av vardagen.
Marcus Gustavssons erfarenhet är att det i praktiken är stora skillnader i hur väl beställt det är med snällheten på svenska arbetsplatser.
– Kulturen ser väldigt olika ut, och just kultur är intressant. Jag får ofta höra att kulturen sitter i väggarna. Då säger jag alltid ”nej, ni har fel”. Kulturen sitter inte i väggarna, kultur sitter i beteenden. Hur vi beter oss mot varandra i arbetsgruppen, och på organisationsnivå hur organisationen väljer att bete sig mot sina anställda. Om det är kulturen man ska förändra så är det beteenden man måste jobba med.
Hur mycket av det ligger på chefen?
– Chefen har ett stort ansvar såklart. Ledarskap är ett beteende. Det är ett beteende för att försöka få med sig människor i arbetet mot fastställda mål. Ledarskapet påverkar kulturen väldigt starkt i organisationen, säger Marcus Gustavsson och fortsätter:
– Men medarbetarna saknar inte ansvar. Alla måste ta ansvar för sitt eget beteende och sin egen inställning. Det är ingen annan som väljer det, utan det är jag som väljer det. Och det är bara jag som har makt att förändra mitt beteende och min inställning.
Och snäll kan man alltid vara, även som chef, menar han med bestämdhet.
– Utifrån min definition av snäll tycker jag att man alltid kan vara snäll. Jag brukar till exempel säga att det är snällt att vara tydlig. Ibland måste man fatta beslut som chef som är impopulära och kan påverka arbetsgruppen negativt. Då är det viktigt att tydliggöra syftet: Varför är det nödvändigt att göra detta? Det skulle ju exempelvis kunna handla om organisationens överlevnad. All förändring startar med ett tydligt syfte.
Det är snällt att vara tydlig även om innehållet i det man säger gör någon ledsen?
– Ja, absolut. Men det går att vara tydlig och vara snäll samtidigt, det går att vara tydlig och visa omtanke samtidigt. Det går faktiskt, det vet jag av erfarenhet.
Tre faktorer - så skapar ni en snällare arbetsplats
Jobba med beteenden.
Kultur sitter inte i väggarna, det sitter i beteenden.
Ge feedback ofta.
Feedback skapar trygghet, och ger man varandra feedback ofta avdramatiseras och blir det en naturlig del av vardagen.
Hantera konflikterna.
Konflikter uppstår på alla arbetsplatser. Se till att hantera dem och hitta kompromisser ni följer framåt istället för att sopa dem under mattan.
Tre nyckelbegrepp - Marcus Gustavsson om…
…att befria elefanterna:
Våga prata om det obekväma och svåra. Alla arbetsplatser har sina elefanter, men pratar man inte om dem så kommer de att växa.
…att snälltolka:
Det är vanligt att det blir fel i kommunikationen mellan människor, men välj att se på varandra med snälla ögon. Snälltolka istället för att kasta skit på varandra. Alla vill väl i grunden.
…bekräftartekniker:
Motsatsen till härskartekniker. Bekräfta andra och bekräfta olikheter istället för att reta sig på dem.
Om experten
Marcus Gustavsson är föreläsare, utbildningskonsult och handledare, samt författare till boken "Guide till snällare arbetsplatser". Han har en mångårig bakgrund som chef inom äldreomsorgen.