När arbetsplatsen växer - så blir introduktionen av de nya lyckad
Den första tiden på jobbet kan bli avgörande både för nyanställda och i längden för kollegorna. I den hårdnande kampen om arbetskraften blir det dessutom en allt viktigare konkurrensfördel.
Försvaret kommer att växa de närmaste åren. Nya medarbetare ska anställas, andra kommer att få nya befattningar.
Hur de nya introduceras till sina nya uppgifter och arbetsplatser, så kallad ”onboarding”, kan vara avgörande för hur väl rekryteringarna faller ut.
– Att det har stor betydelse vet vi tydligt från forskningen. Normalt är de första tre månaderna särskilt viktiga, säger Stefan Annell, psykolog och forskare på Försvarshögskolan.
Betydelsen av den första tiden kommer att öka när konkurrensen om arbetskraften hårdnar, menar han.
– Försvaret är en av de sektorer som ska växa. Samtidigt ska polisen växa, kriminalvården ska växa och man har svårt att rekrytera till brandförsvaret. Huvuddelen av alla som kommer ut och börjar jobba de närmaste tio åren skulle behöva landa i den offentliga sektorn, och till det kommer den privata sektorn.
På arbetstagarens marknad blir det inte bara viktigt att få in nya medarbetare utan också att få dem att vilja stanna kvar.
– Just inom försvarssektorn var det enkelt en gång i tiden. Här sköttes ju bemanningen till stora delar med tvång. Vi hade indelta soldater, vi hade värnplikt, nu är vi tillbaks till värnplikten. Man har inte riktigt behövt tänka på ”hur får vi folk att bli kvar?”.
Synen på arbetslivet har också förändrats.
– Vi har andra förväntningar från kommande generationer, tidsandan är annorlunda. Man förväntar sig att bli sedd och betraktad som värdefull när man kommer, det ställer helt andra krav.
En nyanställd medarbetare som har goda kvalifikationer och därmed är attraktiv på arbetsmarknaden kan snabbt komma att lämna igen om hen inte får den introduktion som förväntas. Andra, speciellt nyutexaminerade, kanske ändå blir kvar, av rädsla för att det skulle se illa ut på deras CV om de lämnade direkt.
– Då riskerar man att en person går runt och är lite missnöjd. Man kanske fortfarande gör det man ska, men om man inte har engagemanget och gör det lilla extra, blir det kanske inte riktigt så bra som det hade kunnat bli, Det är heller inte bra för hälsan och det kan bli mer frånvaro, säger Stefan Annell och fortsätter:
– Omvänt, när introduktionen blir lyckad, får vi någon som snabbare kommer in i jobbet, blir mer produktiv, stannar längre och trivs bättre. Man blir en god ambassadör utåt, vilket underlättar rekryteringen av ytterligare ny personal.
Inom försvaret kan det ta lång tid att utbilda nyanställda. Det gör rekryteringar extra kostsamma. Inte minst därför menar Stefan Annell att det är värt att investera tid och kraft i en stegvis introduktion, och samtidigt ”vaccinera” de nya mot tuffare perioder.
– Ibland är arbetsuppgifter inte så roliga. Har medarbetare då byggt upp det man kallar organisationssamhörighet, en genuin känsla att man hör samman med organisationen och delar dess grundläggande värderingar, kan man lättare ta om någon säger ”vi behöver nån som kan ta den här uppgiften” eller tjänstgöra på annan ort, än om jag känner att jag blev taskigt behandlad i början. Risken är annars att man sig om efter en annan befattning, eller kanske lämnar helt och hållet.
I grunden är det tre delar som introduktionsprocessen ska ge den nyanställde: lära sig lösa arbetsuppgifterna, få ett socialt sammanhang samt förstå organisationen och vad den står för.
Stefan Annell påpekar att processen egentligen börjar redan i rekryteringen, innan någon anställts.
– Det gäller att skapa realistiska förväntningar. Ibland målar man upp guld och gröna skogar för att få dem innanför dörren.
När den nyanställde väl börjar gäller det att allt praktiskt kring arbetsplatsen är förberett, och att det finns en genomtänkt plan för introduktionen som kontinuerligt följs upp.
– För vissa går det snabbt att komma in i rollen, andra behöver längre tid. Det gäller att anpassa det efter individen. Det är viktigt att man inte underskattar detta och tänker ”vi tar emot den här personen första vecka och sen är det klart”.
Dessutom kan det finnas arbetsuppgifter som bara återkommer en viss tid på året.
– Då blir ju den här personen helt ny igen, första gången det inträffar. Även om man varit på jobbet ett halvår så är det viktigt att man får en introduktion när det tillkommer nya arbetsuppgifter.
Även det sociala är viktigt. Stefan Annell föreslår att man utser en en mentor eller handledare bland kollegorna, som den nyanställde kan vända sig till.
– Det är också bra att tidigt planera in en afterwork eller liknande så att man får träffas lite utanför jobbet. Det bidrar till att man känner sig sedd och välkommen.
Det finns särskilda utmaningar för en organisation som etablerar sig på nya orter.
– Det går inte alltid att rekrytera personal som längtar just dit, de kanske kommer som lite kommenderade. Då är det extra viktigt att man kommer in i det sociala sammanhanget. Jag kan vara jättenöjd med själva arbetsuppgifterna, men funkar det för mig privat? Människor befinner sig dessutom i olika faser i livet, det behöver vi också ta in, säger Stefan Annell.
Att etablera sig på en ny ort innebär ofta i praktiken att inledningsvis vara kort om folk. Risken är då att för mycket läggs på nyanställda för snabbt.
– Det är redan lite stressande att vara ny på jobbet, mycket att ta in och många nya personer. Man bör därför se till att de som är nya får en lagom arbetsbelastning, att de kan få feedback så att de vet att de gör rätt och att de inte blir ensamma.
Risken är annars inte bara att den nyanställde tröttnar och slutar, utan också att det smittar av sig.
– Om flera som är nya slutar snabbt blir de som är kvar ofta trötta och vågar inte hoppas på nästa nya person. Det är också en risk när onboarding-processen misslyckas, att de som är kvar blir sämre på att stötta nya som kommer.
Stefan Annell höjer också ett varningens finger för att nonchalera behovet av introduktion för den som byter befattning eller ort inom en organisation.
– Som chef kanske jag tänker att den där andra enheten måste vara väldigt lik min, men de kanske jobbar på ett helt annat sätt. Därför är det viktigt med kontinuerlig uppföljning, att man inte förutsätter att det rullar på för att det funkat bra det senaste tre veckorna.
Det är inte heller läge att luta sig tillbaka när introduktionsprocessen är genomförd.
– Det gäller att se till att människor känner att de utvecklas. Annars finns risken för det man kallar nötning, att de börjar känna sig missnöjda med arbetet. Om onboarding-fasen funkat bra brukar nötningen komma senare, men det är viktigt att man inte nöjer sig med att man introducerat någon väl. För att säkerställa en god bemanning bör god omsorg om personalen bör vara en ständigt pågående och prioriterad uppgift.
Fakta/Lista: Att tänka på när man rekryterar och introducerar en ny medarbetare
- Skapa realistiska förväntningar
- Ha en tydlig, flexibel och långsiktig plan som kommuniceras med den som är ny.
- Utse en mentor eller handledare, med särskilt ansvar att hjälpa
den nya in i arbetet.
- Rusta den nya medarbetaren för att: Förstå just den här
organisationen, kunna lösa arbetsuppgifterna och känna sig
inkluderad på arbetsplatsen.
- Se till att arbetsbördan är lagom och förväntningarna tydliga
- Följ upp hur det går
Fakta/Lista: Att tänka på när man tar emot en ny kollega
1. Ta sig tid för den nya kollegan
2. Visa intresse för hur det går i arbetet, men också på det personliga planet.
3. Var beredd att hjälpa till, visa, stötta och svara på frågor
4. Bjud in till sociala sammanhang, som fika eller afterwork
Om Stefan Annell
Stefan Annell är doktor i psykologi på Försvarshögskolan. Han forskar om personalförsörjningen inom Försvarsmakten.