Hoppa till huvudinnehåll

Årsmötet – medlemmarnas viktigaste möte

F öreningen ska hålla årsmöte varje år, senast den 15 mars. Men vad innebär ett årsmöte, vad är bra att tänka på och finns det några tips för att göra det mer lockande?

Årsmöten har ni av flera olika anledningar. Först och främst är det en möjlighet för medlemmarna att göra sina röster hörda. Eftersom årsmötet är det högst beslutande organet i föreningen kan ni här rösta och ta beslut i viktiga frågor för föreningen, så som till exempel verksamhets- och förvaltningsberättelse samt budget för kommande år.

På årsmötet röstas det också om nya ledamöter i styrelsen. Kanske ska ni rösta fram en ny ordförande, revisor eller styrelseledamot?

Och sist men inte minst – årsmötet är en perfekt chans för alla medlemmar i föreningen att träffas!

Det gäller

  • Varje år ska alla Försvarsförbundets föreningar genomföra ett årsmöte, senast 15 mars. 

  • Kallelse till årsmötet ska gå ut till alla medlemmar i er förening, inklusive pensionärsmedlemmar, senast 3 veckor i förväg. Till årsmötet ska också övriga förbundsmedlemmar, som inte är med i er förening men arbetar på arbetsplatsen, bjudas in. Dessa har dock inte rösträtt utan deltar som åskådare.

  • Under årsmötet:
    • Ni går bland annat gå igenom verksamhets- och förvaltningsberättelse, revisionsberättelse, budget för kommande år, val av diverse roller så som ordförande eller suppleant. Mer information om dagordningn hittar du längre ned på den här sidan.
  • Efter årsmötet:
    • Är det någon i styrelsen som ska ha tillgång till RMS? Då behöver hen först genomföra TCO:s e-utbildning i GDPR och skicka in diplomet till kansliet. Mer information hittar du här.
    • Är det någon ny i styrelsen som ska ha tillgång till föreningens mejlkonto? Då ska hen skriva under Försvarsförbundets IT-policy ch skicka in till kansliet. Mer information hittar du här.

Upplägg för årsmötet

I förbundet stadgar står det vilka punkter som är obligatoriska i dagordningen för föreningarnas årsmöten. Men det hindrar såklart inte er att lägga till egna punkter.

Så här ser grunden av ett årsmöte ut, även om ordningen kan variera:

  1. Årsmötets öppnande
    Föreningens ordförande förklarar mötet som öppnat.

  2. Fastställande av dagordning
    Mötets deltagare beslutar om den dagordning som är utskickad i förväg gäller under mötet.

  3. Godkännande av om årsmötet utlysts i stadgeenlig tid
    Deltagarna har här möjlighet att invända om de anser att kallelsen till årsmötet kommit försent.

  4. Val av ordförande av mötet
    Föreningens ordförande brukar inte vara ordförande för årsmötet. Detta för att underlätta ifall det blir så att hen inte blir omvald eller om styrelsen inte beviljas ansvarsfrihet (se punkt 9). Det enda kravet som finns på mötesordförande är att hen är medlem i förbundet. Förslagsvis kan ni be föreningens kontakt i förbundsstyrelsen att vara mötesordförande.

  5. Val av sekreterare
    Sekreterare för årsmötet väljs, vars uppgift är att föra mötesprotokollet.

  6. Val av protokolljusterare och rösträknare
    Oftast väljs en eller flera personer som tillsammans får båda rollerna. Protokolljusterarens uppgift är att godkänna protokollet efter mötet. Rösträknare behövs om något val går till omröstning, där ett val till exempel står mellan flera personer.

  7. Verksamhets- och förvaltningsberättelse
    Beskriver vilken verksamhet en organisation haft under en mandatperiod. Föreningsordförande, som är ansvarig, är också den som brukar gå igenom denna på årsmötet. Förbundet har tagit fram ett förslag på upplägg, som skickas ut med övriga årsmöteshandlingar till föreningen i början av året.

  8. Revisionsberättelse
    Granskning av föreningens ekonomiska resultat för föregående år. Denna görs av föreningens revisorer som också föredrar denna. Som stöd för har förbundet tagit fram en kontoplansmall för föreningar som skickas ut med årsmöteshandlingarna.

  9. Ansvarsfrihet för styrelsen för kommande verksamhetsår.
    Årsmötets deltagare beslutar om man anser att styrelsen skött föreningen på ett bra sätt året som gått. Oftast hänger detta ihop med revisionsberättelsen. Finns inga anmärkningar där brukar ansvarsfrihet beviljas.

  10. Förslag till budget för kommande år och fastställande av denna
    I anslutning till presentationen av förslaget till budget vid årsmötet kan den avgående styrelsen lämna rapport över hur verksamheten planerats för det kommande verksamhetsåret.

  11. Valberedningens ev. räkning och redovisning av inkomna poströster
    Gäller endast om sådana inkommit.

  12. Val av ordförande
    Ordföranden sitter två år i taget, så detta val vanligtvis bara vartannat år.

  13. Val av styrelseledamöter
    Ledamöter sitter två år i taget, så dessa val görs för dem vars mandattid gått ut.

  14. Val av suppleanter
    Görs årligen. Mandattiden för suppleanter är 1 år.

  15. Val av revisor-och revisorssuppleant
    Görs årligen. Mandattiden för revisor och revisorssuppleanter är 1 år.

  16. Val av valberedning
    Årsmötesdeltagarna utser valberedning för kommande år. Oftast brukar mötesordförande fråga om någon av förslag på deltagare i valberedningen, som deltagarna sedan godkänner eller inte.

  17.  Övrigt.
    Här kan punkter som inte föranmälts tas upp.

  18. Årsmötet avslutas.
    Detta görs av mötesordförande eller ibland av föreningsordförande.

För punkt 12–15 lämnar valberedningen ett samlat förslag som sedan godkänns punkt för punkt. Vanligtvis med acklamation som innebär att ingen omröstning är nödvändig, utan årsmötesdeltagarna röstar ja eller nej till förslagen.

Utveckla årsmötet

Ha ett annorlunda årsmöte där medlemmarna får diskutera i smågrupper, skriva sina idéer på post it-lappar eller liknande. Bjud till exempel på mat och dryck eller ha årsmötet i kombination med ett seminarium eller frågesport. Denna del lägger ni efter att de ordinarie punkterna är avklarade.

Handlingar från förbundet centralt

Förbundet skickar i början av året ut handlingar till föreningarnas styrelser inför årsmötet. Dessa hittar du här. Dessa innehåller bland annat förslag för verksamhets- och förvaltningsberättelse, kontoplan, motionsmall, årshjul för föreningens arbete samt beskrivningar av de olika förtroendeuppdragen.  

Tidpunkter att komma ihåg

  • Årsmötet ska hållas senast 15 mars
  • Kallelse ska skickas ut till medlemmarna senast tre veckor i förväg
  • Bokslut ska upprättas per den 31 december och överlämnas till revisorerna senast den 1 februari.
  • Revisorerna ska överlämna revisionsberättelsen till föreningsstyrelsen senast den 15 februari
  • I slutet av året innan årsmötet är det bra om valberedningen börjar arbeta.